Jak zařídit, aby vaše akce byla vidět (1/2)

Během roku se v rámci SFFH fandomu uskuteční desítky akcí – nejenom cony, ale také soutěže, vycházejí nové knihy či se objevují některé další aktivity. Zpravodajství o SFFH je zveřejňováno na mnoha místech – Fandománie v Ikarii, Sarden, FantasyPlanet, Interkom, Fandom.sk, ScifiWorld, Fantázia, RAMAX, některé fanziny a další. Pro nás, kteří tato periodika připravujeme, je velice složité shánět informace a připravovat je do tisku. A – na rozdíl od mínění některých pořadatelů – stahování informací z jejich webových stránek někdy znamená půlhodinové i delší odstraňování jejich propracovaného formátování, které přesně zapadá do layoutu jejich webu, ale pro použití na jiném webu. (Zkuste si cvičně tento text vykopírovat a převést do podoby, ve které je pro vás použitelný – a to je Sarden ten asi nejméně formátující redakční systém, který jsem u SFFH vydavatelů poznal…)

Když jako pořadatelé připravíte podklady, které obvykle vytváříte pro waše webové stránky, celkem bez velkých problémů a zdržení vytvoříte presskit pro nás – a nejméně šesti lidem ušetříte spoustu času a práce. A nezlobte se na nás, pokud vaši zprávu rozdělíme či převyprávíme – obvykle máme stejně málo času, jako vy, a tak úpravy děláme, jen když to považujeme za nutné. Pokud ale dojdete k závěru, že některý publicista vaše informace zkresluje či kazí, nebojte se ozvat.

Cony, festivaly a další akce:

• na začátku by mělo být zanesení akce do seznamu akcí sci-fi serveru
• nulté oznámení je vlastně jen informace o termínu konání akce a vyplatí se ji poslat co nejdříve po jeho stanovení
• první oznámení by mělo obsahovat jednak celkem přirozené informace jako datum a místo konání, účastnický poplatek, informace o  ubytování a způsob přihlašování (zvláště, je-li to webovský formulář), a pak také základní  informaci o programu; tady je nutno připomenout, že toto oznámení je předběžné a že se v průběhu přípravy program bude měnit, je vhodné také přidat logo akce
• dalších upoutávek může být i více (“progress reports”), vždy by ale měly obsahovat výraznou porci nových informací a případné změny dříve publikovaných údajů, důležitá je pilotní upoutávka tak 3-2 týdny před akcí, která pomáhá rozhodnout se váhavým zájemcům
• několik dní (4 – 3 dny) před akcí je důležité poslat finální verzi programu (= poslední známou, samozřejmě) ke zveřejnění na internetu a poslední údaje o akci
• nejpozději v den skončení akce rozeslat výsledky všech soutěží a anket, které byly na akci vyhlášeny
• nezapomenout na loga či obrazový doprovod, případně na detailnější informace, pokud je do programu zařazen blok, který je pro účastníky nový a pod jehož označením si nedokáží přesně vybavit obsah

Soutěže:

• vyhlášení soutěže by mělo obsahovat tyto údaje:
  • propozice, tzn. seznam kategorií, jejich vymezení, způsob zařazení příspěvků do kategorií
  • tvar, v jakém mají být příspěvky předány (tištěné, elektronická podoba), formální vzhled atd., zda identifikace autora může být součástí práce nebo zda se jedná o anonymní soutěž
  • termín uzávěrky, kontaktní adresa (nezapomínejte, že stále jsou autoři, kteří z nejrůznějších důvodů nepoužívají elektronickou poštu a svoje práce nemají v e-formě)
  • termín a způsob vyhlášení výsledků, způsob seznámení účastníků s výsledky apod.
  • případná informace o způsobu zveřejnění vybraných příspěvků a forma požadovaného souhlasu
• zhruba 3-5 týdnů před uzávěrkou je vhodné opět na soutěž upozornit, upoutávka se ale musí lišit od textu k vyhlášení – mj. je vhodné tuto upoutávku pro internetové vydavatele doplnit ukázkou práce z minulého ročníku (povídka nebo úryvek v rozsahu tak do 5 normostránek), případně upoutávku pojmout jako připomínku vítězů či významných přispěvatelů předchozích ročníků
• vyhlášení výsledků soutěže – kde proběhlo, vítězové a další umístění (včetně názvů jejich prací) v jednotlivých kategoriích, ceny (případně také jejich fotografie, pokud se jedná o artefakty), název a termín vydání případného sborníku apod.; tato informace by měla být adresátům doručena nejpozději v den vyhlášení, ale může být rozeslána i dříve s údajem, od kdy je uvolněna ke zveřejnění (tzv. embargo);bývá zvykem připojit i vyhlášení dalšího ročníku nebo alespoň termín jeho uzávěrky

Připravované knihy:

• bibliografické údaje o knize – autor, název, překladatel, autor obálky, nakladatel, vročení, počet stran, cena, ISBN
• obálka ve formátu JPEG (nikoliv INPEG), doporučený rozměr – zachovány proporce, šířka 150 pixelů
• anotace v rozsahu tak minimálně 5 normořádků, případně úryvek v rozsahu tak do 3 – 4 normostran
• očekávaný termín vydání, případně termín zveřejnění upoutávky či termín, do kdy je informace embargována

Časování upoutávek

• na seznamu akcí je důležité zaznamenat akci co nejdříve po rozhodnutí o datu konání, tím dáváte i ostatním pořadatelům signál a nápovědu, jak mají plánovat své akce – ostatně i vy byste předem měli mít představu, které akce jsou již do blízkosti vašeho termínu naplánovány
• jednořádková informace může být zveřejněna víceméně ihned
• první zveřejnění detailního oznámení o akci by se mělo k potenciálním účastníkům dostat zpravidla dva až tři měsíce před konáním akce; tomu by mělo být podřízeno jeho rozesílání
• pilotní upoutávka by měla umožňovat účastníkům rozhodnout se o účasti – u conů je termín samozřejmě kratší (2 – 3 týdny),  než v případě soutěží (3 – 5 týdnů)
• u akcí je pak vhodné ještě několik dní před konáním zveřejnit program – příliš mnoho nových účastníků sice nepřitáhne, ale pohladí ty, kteří si již balí kartáček na zuby, medailonky hostů a další materiály
• anotace přednášek a další doprovodné texty je možné zveřejňovat jak před akcí, tak i po jejím konání
• weboví vydavatelé pracují s minimálními výrobními lhůtami a tak jsou schopni publikovat text během několika dní (netrapte je a dejte jim čas na nadechnutí!), další jejich výhodou je možnost zveřejňovat prakticky denně nové a nové upoutávky, anotace přednášek, charakteristiky hostů, obsahy jednotlivých programových bloků, přehled doprovodných programů atd. atd., a to až do posledního dne před zahájením akce; další výhodou je možnost přímého odkazu na webové stránky akce, kde může být přihláška buď on-line nebo ke stažení, program, soutěže k akci atd.

Technické parametry informací:

• co je malé, to je milé – rozsah pokud možno mezi jednou až dvěma normostranami, i když samozřejmě toto není zákon, delší může být jakákoliv zajímavá informace, například úplný program conu, či souhrn anotací zajímavých přednášek
• každý vydavatel upřednostňuje jiný formát textu, nejuniverzálnější jsou tyto:
  • TXT soubor je nejjednodušší a jeho úprava je relativně rychlá
  • je možné použít i wordovský text, nejlépe uložený ve formátu RTF (je mnohem úspornější, než formát DOC)
  • třetí možností je “plain text” v HTML formátu, obsahující pouze základní formátovací příkazy – odstavec, nový řádek, kurzívu, tučné, podtržení, (ne)číslovaný seznam, hypertextové odkazy na stránky a na mejlové adresy, případně příkazy k zarovnání textu
  • pokud v HTML kódu použijete příkazy pro změnu velikosti textu a nadpisy či tabulky (byť třeba s automatickou šířkou sloupců – auto nebo %), nebo jiné složitější příkazy, riskujete, že některý z redaktorů provede přeformátování nebo tzv. redakční úpravu textu (= vyškrtnutí)
  • zásadně nepoužívejte wordovské ukládání “jako HTML” – výsledný html kód je zaplevelen tolika zbytečnými formátovacími příkazy, že je neúnosně velký a při použití do webovského redakčního systému musí být o tyto zbytečné příkazy složitě a pracně vyčištěn
• obrázky
  • pro web obrázky nejlépe JPEG, pak statické či animované GIF; upravujeme je obvykle upravují podle zvyklostí a omezení příslušných redakčních systémů, takže klidně můžete posílat obrázky v rozměru až 640×480, ale šetřete prosím naše majlové schránky a modemy
  • loga posílejte ve definitivní velikosti, při dodatečné úpravě rozměru totiž snadno dochází k poškození kresby; logo je vlastně piktogram, který umožňuje čtenářům orientovat se v textu a snadno najít informace, které hledá
• přesné umístění obrázků do textu vypadá efektně, když ho připravíte, ale ne vždy je ve výsledném produktu realizovatelné

V tuto chvíli jsme se dohodli, že adresáty těchto informací budou šéfredaktoři či vydavatelé následujících SFFH periodik: Sarden, FantasyPlanet, ScifiWorld, Fandom.sk, SciFi Server, Fantazia.sk, a tištěné Interkom, Fandománie, Fantázia a RAMAX. Pokud jste také vydavateli SFFH periodik a máte pocit, že byste měli tyto informace dostávat, ozvěte se mi na můj mejl, zařazení do majling listu by neměl být problém.

Tohle je můj osobní pohled – pokud máte pocit, že jsem na něco důležitého zapomněl, nebo naopak že bych něco měl vynechat, napište mi – tenhle stručný návod se dá velmi snadno doplnit. Nakonec vyjde v Interkomu tiskem pro ty, kdo nemají přístup na internet – ale vždy to bude jenom doporučení, nebude to žádný zákon vymahatelný hrdelním právem. Jenže každý pořadatel či organizátor, který chce upoutat potencionální návštěvníky, by měl zvážit, zda ten kousek práce tzv. navíc, tady popsaný, je zbytečně vyhozeným časem nebo jestli jeho akci přinese užitek.

Na závěr ještě to nejdůležitější: majlová adresa pro distribuci tiskových oznámení je
 fandompress@scifi.cz

(Tohle povídání se mi pod rukama nějak rozrostlo, takže jsem je rozdělil – v této části to byla doporučení šitá na míru webzinům a některé obecnější rady, ve druhém díle pak bude povídání o odlišnostech pro tištěné časopisy.)